...approfondimento

Precisiamo che Leanformatica non promuove o rivende soluzioni software specifiche. Il nostro scopo è affiancare le aziende per semplificare la gestione del progetto software, dalla selezione all’implementazione finale. Fondamentale è la nostra capacità nel relazionare le aspettative di miglioramento operativo attese dal cliente con l’approccio tecnico/informatico utilizzato da tutti i fornitori software. Per quanto banale possa apparire questa precisazione i risultati sono che nessun progetto software gestito con il metodo tradizionale rispetta Tempi, Costi ed Aspettative!

5 METODI PER VERIFICARE AUTONOMAMENTE LA NECESSITA DI LEANFORMATICA

1. Contattate il maggior numero possibile di Titolari o Responsabili d' Aziende nelle quali è stato recentemente sostituito il software Gestionale e raccogliete le risposte alla seguente domanda:

• In quale percentuale sono stati rispettati Tempi, Costi ed Aspettative di budget?

Sulla base dei dati raccolti evidenziare quanti progetti hanno rispettato completamente i Tempi i Costi e le Aspettative con significativa soddisfazione da parte di tutti gli utenti di primo livello;

2. Verificate nella Vostra azienda l’affidabilità dei progetti software già affrontati andando a confrontare :

• Valore del contratto di fornitura iniziale e Consuntivo delle fatture pagate per raggiungere gli obiettivi di budget;
• Tempi preventivati/promessi e Tempi consuntivati;
• Aspettative di progetto e reale operatività;
• Assistenza promessa ed assistenza ricevuta
• Valorizzazione dei Disservizi e delle Difficoltà affrontate;
• Elenco delle discussioni e dei contenziosi con il fornitore software

3. Indagini ed Analisi di mercato: in internet sono disponibili decine di analisi indipendenti le quali dimostrano e motivano le criticità dei progetti software (di seguito trovate alcuni indirizzi WEB)

4. Avete mai subito disservizi a causa di un vostro Fornitore/Partner che ha cambiato il proprio ERP?

5. Provate a stimare uno sforamento potenziale andando a consuntivare le giornate erogate dall'inizio del rapporto con l'attuale fornitore ed escludete quelle relative all'assistenza ordinaria oppure a ristrutturazioni di quanto già fatto. Il totale delle giornate che ne deriva è un ordine di grandezza reale di quanto è costato, in giorni uomo, l'attuale progetto. A questo punto confrontatelo con i preventivi in analisi tenendo presente che se da un lato il progetto nuovo sarà ottimizzato per vari aspetti è anche vero che il progetto nuovo avrà sicuramente funzionalità e difficoltà superiori rispetto al precedente.

Una volta applicati questi cinque punti avrete la corretta dimensione di quello che può avvenire se il progetto non sarà correttamente guidato come previsto dal metodo LeanFormatica.

COME CALCOLARE IL RISPARMIO OTTENIBILE NELLA VOSTRA AZIENDA
Di seguito riportiamo alcuni dei dati più significativi emersi dall’indagine svolta nelle 130 aziende:

• Dei 130 progetti analizzati nessuno ha rispettato le stime contrattuali di costi e di tempi (sforamenti tra il 10% ed il 220% se si stimano anche i danni subiti);
• In nessun caso il gruppo di lavoro del Cliente ha analizzato, prima dell’inizio del progetto, tutte le variabili elencate nella CHECK LIST di Leanformatica; i migliori si sono avvicinati all’80%;
• Quasi il 60% dei progetti, pur avendo raggiunto la conclusione, non ha soddisfatto le aspettative riposte nel progetto ed il software viene utilizzato solamente perché non c’è un’alternativa;
• Il rapporto con il fornitore è di soddisfazione parziale in oltre il 70% dei casi e questo per questioni di assistenza, costi, reattività e risoluzione ma… non ci sono alternative;
• In tutti i casi esaminati i gruppi di lavoro avevano sottovalutato aspetti apparentemente banali i quali si sono poi trasformati in problemi o emergenze creando “attriti” tra colleghi, Direzione ed ovviamente fornitore. L’aggravante è che i fornitori, pur sapendo come generalmente si sviluppano i progetti, non avevano “giocato d’anticipo” informando il cliente dei potenziali rischi. 
• Alla partenza del sistema (GO LIVE) quasi tutti i progetti avevano esaurito il monte ore previsto ma nessuno aveva automatizzato, secondo le aspettative, tutti i processi aziendali;
• Dopo una prima fase in cui si è data moltissima importanza al fornitore ed al prodotto software ci si è resi conto che il successo del progetto dipende da numerosi fattori di cui molti vengono dati per scontati e conseguentemente non equilibrati tra di loro; i più importanti sono:
• Capacità e volontà del fornitore ad ascoltare, capire e pianificare il progetto che vuole realmente il cliente;
• Proattività degli utenti aziendali;
• Gestione strutturata dell’intero progetto di implementazione;
• Progetto finalizzato a chiari obiettivi di business aziendale
• Il ruolo strategico della Direzione Aziendale 
• Ecc..

ORDINE DI GRANDEZZA DEGLI EXTRA-COSTI
Di seguito indichiamo l’ordine di grandezza degli “sforamenti” economici (o extra-costi) subiti dalle aziende intervistate. Con il termine extra-costi si intende la differenza tra il valore del contratto e quanto consuntivato per ottenere tutto quello che ci si aspettava. Ai valori indicati sono da sommare i costi indiretti che derivano da un progetto che non rispetta la pianificazione e le aspettative (questi dati, seppur importanti, sono difficilmente calcolabili). La differenza contratto/consuntivo è legato a diversi fattori; per semplicità l’abbiamo relazionato al numero di utenti:

• 10 utenti: sforamento da 20 a 25.000 euro
• 20 utenti: sforamento da 35 a 40.000 euro
• 30 utenti: sforamento da 50 a 60.000 euro
• 40 utenti: sforamento da 55 a 70.000 euro
• 50 utenti: sforamento da 70 a 90.000 euro
• 60 utenti: sforamento da 75 a 110.00 euro

Oltre i 60 utenti abbiamo pochi casi ma in tutti si va sempre oltre gli 80.000 euro.
Semplificando possiamo dire che l’ordine di grandezza, per i progetti che vengono realmente attivati, è di almeno 1.600,00 € per utente del sistema gestionale a cui si devono sommare i costi indiretti che nascono quando il progetto non rispetta la pianificazione iniziale o peggio genera errori operativi.

TEMPISTICHE DI PROGETTO
Nella maggioranza dei casi i tempi previsti per avviare l'intero progetto si raddoppiano con pesanti ripercussioni economiche a partire dalla necessità di formare più volte gli utenti.
IL 6% DEI PROGETTI VENGONO ABBANDONATI con elevatissime ripercussioni sui costi!!!

 

Siti Internet da cui sono tratte le informazioni che abbiamo integrato all’analisi dei 130 progetti italiani:

 http://www.gartner.com/technology/home.jsp

 http://panorama-consulting.com/

 http://www.idc.com/

 http://www.01net.it/articoli/0,1254,1_ART_21827,00.html

 http://www.academia.edu/2984449/Valutare_linvestimento_in_sistemi_ERP

 http://www.tesionline.it/consult/preview.jsp?pag=7&idt=2792

 http://etd.adm.unipi.it/t/etd-11092007-163257/

 http://books.google.it/books?id=lA7WXP8w-l8C&pg=PT402&lpg=PT402&dq=fallimenti+erp&source=bl&ots=1jrsE0JLaa&sig=...

 http://limpresaonline.net/inlibreria/26.pdf

 http://www.itlogis.com/blog/127-12-passi-fallimento-progetto.html

 http://logicadeisistemi.it/documenti/46-informatica/erp/274-per-quale-motivo-puo-fallire-limplementazione-di-un-sistema-erp

 http://www.logisticamente.it/Notizie/8489/Implementare_un_ERP_in_una_PMI_un_libro_per_riflettere.aspx

 http://www.datamanager.it/news/antonio-savarese/sistemi-erp-e-pmi-rischi-ed-opportunit-un-mercato-crescita

 http://flavioweb.net/3-strategie-per-scelta-corretto-programma-gestionale-software-erp/

 http://blog.sofocom.info/2013/06/5-antidoti-al-fallimento-del-progetto-informatico/